Los eventos empresariales son herramientas de relaciones públicas y son utilizados para diseñar estrategias de comunicación corporativa y marketing. Muchos negocios prefieren reuniones austeras y sencillas con clientes, socios y empleados, sin embargo, vale la pena realizar eventos para cubrir los puntos ciegos de las primeras y percibir notables ventajas. Planearlos puede ser complicado, especialmente para los pequeños y medianos empresarios, pero no imposible si cuentan con el respaldo de organizadores de eventos en Puebla con experiencia y consideran algunos claves para que sean exitosas.
Hay actualmente nuevas modalidades para reunirse con los clientes y socios como las videollamadas, sin embargo, no remplazan los eventos presenciales en salones de fiestas en Puebla, ya sea para celebrar cenas de fin de año, jubilaciones, cumpleaños, congresos, etcétera, por lo que las empresas invierten aún en ellos. Parecen sencillos de organizar, pero pueden ocurrir errores y malas experiencias que es importante evitar, especialmente con invitados importantes. Lo ideal es lograr un evento perfecto con elementos específicos según su temática y objetivos, por lo que la creatividad es importante. Para asegurar una excelente experiencia en sus invitados consideren las siguientes claves de organización:
Establezcan objetivos
Tengan en claro sus objetivos y lo que desean lograr con el evento. Algunos ejemplos son establecer relaciones con socios, fomentar el trabajo en equipo y motivar al personal, mostrar un nuevo producto o servicios o fidelizar a los clientes. Considerar las metas les ayudará a definir el formato más conveniente para el evento.
Elijan una fecha conveniente
Revisen el calendario antes de escoger la fecha de celebración para que la fecha elegida no coincida con otros sucesos que puedan interferir o restar protagonismo a su evento, por ejemplo, fiestas nacionales, vacaciones, etcétera. Lo recomendable es que no sea los fines de semana, ya que los socios y clientes desean descansar, ni una fecha en la que se mantengan muy ocupados.
Definan el público objetivo
Analicen el púbico al que desean llegar para definir el espacio, temática y actividades indispensables para el evento. Los requerimientos serán distintos según el invitado, ya sean proveedores, clientes, empleados o personal con sus familiares. Tienen que adaptar el contenido y forma del evento al perfil de los invitados. Para lograrlo, vale la pena solicitar el respaldo de organizadores de eventos en Puebla.
Definan el presupuesto
Al pensar en acciones para el evento deben establecer un límite de gasto y apegarse a él. Puede ser tentador gastar de más, especialmente con invitados importantes, sin embargo, puede resultar contraproducente para sus ingresos ya que los eventos magnos implican altos costos. No pierdan de vista la relación costo-beneficio.
Elijan un espacio
Consideren los objetivos, fecha, público y presupuesto para elegir de manera inteligente. Hay muchas opciones disponibles, lo que puede complicar el proceso de selección, sin embargo, hay métodos para escoger el sitio adecuado. Pueden usar la opción de Google Maps, que cuenta con un sistema de calificación por estrellas e incluye la opción de incluir comentarios de clientes anteriores. Revisen las opciones y elijan la que tenga más comentarios positivos. Una opción conveniente son las haciendas, que cuenten con espacios para todo tipo de eventos corporativos como salas de juntas, área de banquetes, salas de conferencias, jardines, etcétera.
Otros aspectos que deben considerar son el tipo de evento, servicios técnicos, equipo audiovisual, cocina, servicio de catering, número de asistentes, accesos, estacionamiento y valet parking. Recuerden contratar un espacio cercano para que todos los invitados puedan asistir y no se estresen durante el recorrido.
Planificar con anticipación
La planificación es uno de los factores cruciales al organizar cualquier tipo de evento. Es importante detallar cada actividad, fijar horarios y asignar responsables para cada área de la reunión. Lograrlo puede ser complicado, especialmente para los empresarios ocupados, por lo que es conveniente contratar organizadores de eventos en Puebla. En algunos sitios como las haciendas se incluye su respaldo para aumentar la satisfacción de los clientes y sus invitados, por lo que deben considerarlos para evitar contratar servicios por separado.
Establecer estrategias de difusión
La difusión del evento es crucial, por lo que deben definir estrategias de comunicación que abarquen no solo antes del evento, también durante y después de él. Elijan las herramientas y canales que consideren más convenientes para que las personas que deseen invitar se enteren del evento. Las más utilizadas son redes sociales, correo electrónico, grupos de WhatsApp, bases de datos de empleados, proveedores y clientes, medios publicitarios y boletines informativos. Intenten comunicar el evento dos semanas antes para que los invitados puedan organizarse y comuníquenlo dos días antes para que no lo olviden.
Asignar funciones
Si organizarán un evento con socios y clientes, es importante que asignen funciones y responsabilidades al personal. Los eventos son para que los empleados también se diviertan, pero vale la pena aprovechar para que sean atentos y serviciales. Tienen que conocer los detalles del evento para solucionar los imprevistos que surjan y ofrecer una excelente imagen y servicio a los invitados especiales para animarles a cerrar contratos. Respaldarse en organizadores y servicios adicionales de las haciendas también les ayudará.
Actividades al finalizar el evento
La mayoría de empresarios considera importante lo que ocurre durante el evento y pasan por alto detalles cruciales al final que pueden impactar en sus relaciones. Dediquen recursos para agradecer y conocer el nivel de satisfacción de los asistentes. Envíen un mensaje a través de las herramientas de comunicación que eligieron para expresar agradecimiento e incluyan algunas conclusiones. También es importante que analicen lo ocurrido y elaboren con base en los datos obtenidos un informe para identificar aspectos que deben mejorar en eventos futuros.
Si desean realizar su evento en jardines para fiestas en Puebla contáctennos. Somos su mejor opción si desean causar impactos positivos en sus clientes, socios y personal. Contamos con estacionamiento cerrado y amplio para 380 vehículos y servicio de valet parking para agilizar salidas y accesos. Si desean encantar el paladar de sus invitados podemos ofrecerles platillos nacionales e internacionales, simples o complejos, de gran sabor y calidad.
Manejamos menús de tres, cuatro y cinco tiempos y contamos con paquetes de barra libre para que disfruten al terminar la reunión. Otros servicios especiales que ponemos a su alcance son tarifas especiales en hoteles de Cholula, transporte, salón para juntas, y equipos audiovisuales. Si desean más información marquen al (222) 247 3485 o visiten nuestra hacienda en km 2.1 Carretera Cholula-Tonantzintla, Cholula, Puebla.
