Claves para organizar eventos empresariales exitosos

Los eventos empresariales son herramientas de relaciones públicas y son utilizados para diseñar estrategias de comunicación corporativa y marketing. Muchos negocios prefieren reuniones austeras y sencillas con clientes, socios y empleados, sin embargo, vale la pena realizar eventos para cubrir los puntos ciegos de las primeras y percibir notables ventajas. Planearlos puede ser complicado, especialmente para los pequeños y medianos empresarios, pero no imposible si cuentan con el respaldo de organizadores de eventos en Puebla con experiencia y consideran algunos claves para que sean exitosas.

9 claves para organizar su evento empresarial

Hay actualmente nuevas modalidades para reunirse con los clientes y socios como las videollamadas, sin embargo, no remplazan los eventos presenciales en salones de fiestas en Puebla, ya sea para celebrar cenas de fin de año, jubilaciones, cumpleaños, congresos, etcétera, por lo que las empresas invierten aún en ellos. Parecen sencillos de organizar, pero pueden ocurrir errores y malas experiencias que es importante evitar, especialmente con invitados importantes. Lo ideal es lograr un evento perfecto con elementos específicos según su temática y objetivos, por lo que la creatividad es importante. Para asegurar una excelente experiencia en sus invitados consideren las siguientes claves de organización:

Establezcan objetivos

Tengan en claro sus objetivos y lo que desean lograr con el evento. Algunos ejemplos son establecer relaciones con socios, fomentar el trabajo en equipo y motivar al personal, mostrar un nuevo producto o servicios o fidelizar a los clientes. Considerar las metas les ayudará a definir el formato más conveniente para el evento.

Elijan una fecha conveniente

Revisen el calendario antes de escoger la fecha de celebración para que la fecha elegida no coincida con otros sucesos que puedan interferir o restar protagonismo a su evento, por ejemplo, fiestas nacionales, vacaciones, etcétera. Lo recomendable es que no sea los fines de semana, ya que los socios y clientes desean descansar, ni una fecha en la que se mantengan muy ocupados.

Definan el público objetivo

Analicen el púbico al que desean llegar para definir el espacio, temática y actividades indispensables para el evento. Los requerimientos serán distintos según el invitado, ya sean proveedores, clientes, empleados o personal con sus familiares. Tienen que adaptar el contenido y forma del evento al perfil de los invitados. Para lograrlo, vale la pena solicitar el respaldo de organizadores de eventos en Puebla.

Definan el presupuesto

Al pensar en acciones para el evento deben establecer un límite de gasto y apegarse a él. Puede ser tentador gastar de más, especialmente con invitados importantes, sin embargo, puede resultar contraproducente para sus ingresos ya que los eventos magnos implican altos costos. No pierdan de vista la relación costo-beneficio.

Elijan un espacio

Consideren los objetivos, fecha, público y presupuesto para elegir de manera inteligente. Hay muchas opciones disponibles, lo que puede complicar el proceso de selección, sin embargo, hay métodos para escoger el sitio adecuado. Pueden usar la opción de Google Maps, que cuenta con un sistema de calificación por estrellas e incluye la opción de incluir comentarios de clientes anteriores. Revisen las opciones y elijan la que tenga más comentarios positivos. Una opción conveniente son las haciendas, que cuenten con espacios para todo tipo de eventos corporativos como salas de juntas, área de banquetes, salas de conferencias, jardines, etcétera.

Otros aspectos que deben considerar son el tipo de evento, servicios técnicos, equipo audiovisual, cocina, servicio de catering, número de asistentes, accesos, estacionamiento y valet parking. Recuerden contratar un espacio cercano para que todos los invitados puedan asistir y no se estresen durante el recorrido.

Planificar con anticipación

La planificación es uno de los factores cruciales al organizar cualquier tipo de evento. Es importante detallar cada actividad, fijar horarios y asignar responsables para cada área de la reunión. Lograrlo puede ser complicado, especialmente para los empresarios ocupados, por lo que es conveniente contratar organizadores de eventos en Puebla. En algunos sitios como las haciendas se incluye su respaldo para aumentar la satisfacción de los clientes y sus invitados, por lo que deben considerarlos para evitar contratar servicios por separado.

Establecer estrategias de difusión

La difusión del evento es crucial, por lo que deben definir estrategias de comunicación que abarquen no solo antes del evento, también durante y después de él. Elijan las herramientas y canales que consideren más convenientes para que las personas que deseen invitar se enteren del evento. Las más utilizadas son redes sociales, correo electrónico, grupos de WhatsApp, bases de datos de empleados, proveedores y clientes, medios publicitarios y boletines informativos. Intenten comunicar el evento dos semanas antes para que los invitados puedan organizarse y comuníquenlo dos días antes para que no lo olviden.

Asignar funciones

Si organizarán un evento con socios y clientes, es importante que asignen funciones y responsabilidades al personal. Los eventos son para que los empleados también se diviertan, pero vale la pena aprovechar para que sean atentos y serviciales. Tienen que conocer los detalles del evento para solucionar los imprevistos que surjan y ofrecer una excelente imagen y servicio a los invitados especiales para animarles a cerrar contratos. Respaldarse en organizadores y servicios adicionales de las haciendas también les ayudará.

Actividades al finalizar el evento

La mayoría de empresarios considera importante lo que ocurre durante el evento y pasan por alto detalles cruciales al final que pueden impactar en sus relaciones. Dediquen recursos para agradecer y conocer el nivel de satisfacción de los asistentes. Envíen un mensaje a través de las herramientas de comunicación que eligieron para expresar agradecimiento e incluyan algunas conclusiones. También es importante que analicen lo ocurrido y elaboren con base en los datos obtenidos un informe para identificar aspectos que deben mejorar en eventos futuros.

En Hacienda San José Actipan les ayudaremos a organizar su evento corporativo

Si desean realizar su evento en jardines para fiestas en Puebla contáctennos. Somos su mejor opción si desean causar impactos positivos en sus clientes, socios y personal. Contamos con estacionamiento cerrado y amplio para 380 vehículos y servicio de valet parking para agilizar salidas y accesos. Si desean encantar el paladar de sus invitados podemos ofrecerles platillos nacionales e internacionales, simples o complejos, de gran sabor y calidad.

Manejamos menús de tres, cuatro y cinco tiempos y contamos con paquetes de barra libre para que disfruten al terminar la reunión. Otros servicios especiales que ponemos a su alcance son tarifas especiales en hoteles de Cholula, transporte, salón para juntas, y equipos audiovisuales. Si desean más información marquen al (222) 247 3485 o visiten nuestra hacienda en km 2.1 Carretera Cholula-Tonantzintla, Cholula, Puebla.

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Salones de fiestas en Puebla

Los eventos más importantes necesitan los mejores salones de fiestas en Puebla. Es algo que muchos pasan por alto por lo que sus celebraciones llegan a fracasar. Es por ello importante que escojas con cuidado el sitio donde celebrarás con tus amigos, familiares, compañeros de trabajo o conocidos. Puede ser una labor difícil debido a lo amplio que son las ofertas, sin embargo, encontrarás el salón indicado si consideras algunos criterios.

¿Cómo encontrar los mejores salones de fiestas en Puebla?

Los mejores salones de fiestas en Puebla deben cubrir los siguientes criterios:

  • Excelente ubicación. En algunos eventos los invitados vienen de otros estados del país o municipios lejanos. Por tal motivo, opta por un sitio que sea cercano para todos. También es importante escoger un salón que sea agradable para la vista, si deseas impactar. Los salones en zonas céntricas pueden ser una opción, sin embargo, tienen inconvenientes como el tráfico, la inseguridad, el ruido, la contaminación y el bullicio. Es por ello por lo que muchos optan por sitios más alejados y cercanos a la naturaleza. Lo ideal es encontrar una zona que se encuentre en las afueras del centro, pero no demasiado lejos.
  • Una vez encontrada la mejor ubicación, determina el número de invitados. Si tienes pensado hacer un evento grande apuesta por un sitio en las afueras de la ciudad. Los salones en las zonas céntricas tienen espacio limitado. Las haciendas con jardines, en cambio, son perfectas para albergar a centenares de personas. Hay algunas que incluso tienen capacidad para más de 1,000 asistentes.

Además de la amplitud en el espacio, debes verificar si el salón de tu elección cuenta con estacionamiento para centenares de autos y mobiliarios suficientes. Lo mismo aplica para otros objetos y servicios como vajillas, cubiertas, banquete, coctelería, etcétera.

salones de fiestas en Puebla

 

  • Servicios incluidos y adicionales. Es importante que consideres los servicios que requerirás. Los salones convencionales ofrecen diversos, sin embargo, hay algunos que debes buscar por cuenta propia como equipo de sonido, artistas, juegos e incluso bebidas. Los mejores salones de fiestas en Puebla, en cambio integran muchos en sus servicios básicos. De esta manera ahorran tiempo y facilitan las cosas para los anfitriones.

Los salones que ofrecen servicios adicionales son la mejor opción pues buscan satisfacer al máximo a sus clientes. Algunos que comúnmente se ofrecen son transporte, mesas especiales, pirotecnia, inflables, menús de buen aspecto y decoraciones.

  • Diversas áreas. Los mejores salones ofrecen múltiples áreas para que los asistentes se sientan cómodos. Los convencionales suelen ser homogéneos y lo único que varía en ellos es la decoración. También cuentan con una estructura sencilla y un único sitio. Opta por la variedad para que los asistentes no se sientan confinados o aburridos.

Una opción convincente son las haciendas, que además de salones suntuosos y elegantes cuentan con áreas como jardines, patios amplios, senderos, zonas de juego, etcétera.

  • La apariencia siempre da de qué hablar y lo mismo aplica para los salones. Las firmas que se comprometen con sus clientes dan mantenimiento constante a sus instalaciones y optan por estructuras y acabados admirables para la vista. Si buscas impactar visualmente a tus asistentes elije haciendas. Sus jardines son comúnmente diseñados por paisajistas y suelen combinar elementos antiguos con vanguardistas. Esto otorga a cualquier evento sofisticación, buen ambiente y elegancia.
  • Personalización. Los salones que no buscan satisfacer en los detalles a sus clientes ofrecen menús estándar de decoración. Esto en lugar de añadir originalidad puede entrar en conflicto con la visión o el sueño de los anfitriones. Además, limita la creatividad. Si deseas concretar tu idea, opten por una firma con servicios personalizados. Debe abarcar no solo la decoración, también el resto de los servicios como banquete, bebidas, música, arreglos, entre otros.
  • Disponibilidad y comunicación. Escoge al salón que se mantenga en constante comunicación. De esta manera pueden cubrirse los detalles y evitar inconvenientes durante el evento. La atención debe ser profesional y cordial y los responsables deben estar disponibles siempre que lo requieras.

¡Encuentra en Hacienda San José Actipan los mejores salones de eventos!

Si buscas los mejores salones de fiestas en Puebla opta por Hacienda San José Actipan. Nuestros servicios pueden cubrir cualquier evento, desde familiares, bodas, graduaciones hasta reuniones empresariales. Nuestra hacienda se encuentra a pocos minutos de la ciudad de Puebla, por lo que no tendrás dificultades ni tus invitados de encontrarla. Para ser precisos, estamos en uno de los pueblos mágicos más visitados del país: Cholula, rodeada de arquitecturas coloniales y sitios arqueológicos. Contamos con el espacio suficiente para cubrir eventos desde 70 a 2,000 personas.

Nuestras instalaciones combinan diseños tradicionales con modernos, sin omitir los jardines internos y externos. También con un estacionamiento con capacidad de 380 autos y servicio de valet parking para agilizar el acceso y salida de los asistentes. Disponemos de cuatro áreas que podrás utilizar según tu conveniencia:

  • Patio la Troje. Combina los muros coloniales con cubiertas de cristal panorámico para garantizar la comodidad y visibilidad. Cuenta con jardines interiores, y puede albergar de 70 a 300 invitados. Está rodeado de paredones y cortinas automáticas si deseas privacidad.
  • Los Arcos y Buganvilia. Es perfecto para caminar al aire libre o para ofrecer cocteles de bienvenida. Es una obra de paisajismo que sin duda te deleitará.
  • Salón la Raya. Es perfecto para reuniones menores como bodas civiles o reuniones empresariales. Están completamente acondicionadas y equipadas para tu confort.
  • Velaria Panorámica. Es el área de mayor extensión. Puede albergar hasta 1,000 invitados e incluso ampliarse hasta 2,000. Cuenta con una excelente vista panorámica de 360° y una excelente vista hacia el cielo.

Contamos con Motor Lobby con cubierta de cristal para que puedas apreciar las obras de paisajismo dentro de la hacienda. Ofrecemos banquetes y menús de tres, cuatro y cinco tiempos. Podemos personalizar nuestro menú o brindarles platillos nacionales e internacionales. También ofrecemos barra libre y coctelería. Si gustas podemos incluir servicios adicionales como inflables y juegos infantiles, fiestas temáticas, video y fotografía, transportes de lujo, decoraciones y pirotecnia, entre otros.

Tenemos el mobiliario suficiente para cubrir grandes eventos, además de calentadores, ventiladores, back de novios, loza, salas lounge y pista de baile. Podemos facilitarte equipos de sonido y contratar por ti al Dj, cantantes y orquestas del género musical que te agrade. Para contactar al personal de Hacienda San José Actipan marca al (222) 247 3485 o llena el formulario en la sección de contacto.