¿Qué aspectos deben tomarse en cuenta al momento de planificar un evento? Parte I

¿Qué aspectos deben tomarse en cuenta al momento de planificar un evento? Parte I

¿Tienes un evento en puerta y no sabes si hacerte cargo o dejar la organización en manos de organizadores de eventos en Puebla? la verdad es que llevar a cabo la planeación de una fiesta ya sea boda, quince años, evento familiar u otro, lleva tiempo y es necesario dedicación. Por lo que si no cuenta con la paciencia o el tiempo suficiente lo mejor será que acuda a profesionales.

En San José Actipan te ayudamos con los preparativos de tu evento. Contamos con jardines para que tengas un espacio ideal para tus eventos. Nos encuentras a 20 min de la ciudad de Puebla.

¿Qué lleva la planeación de un evento?

Es necesario tener un conocimiento general de lo que conlleva la organización de un evento, identificar los detalles, así como los plazos para cada actividad nos da una mejor idea de cómo ir armando un evento en salones o jardines para fiestas en Puebla.

Es necesario identificar los pasos que deben seguirse, los tiempos para cumplir tal o cual tarea. Sobre todo se debe iniciar el trabajo de planeación lo más pronto posible, ya que de esta manera puedes estar lo más preparado posible cuando surja cualquier problema. De hecho, lo más probable es que sí suceda algún inconveniente y hay que estar preparado.

Para que puedas recordar todo lo que debes hacer en el proceso de organización del evento, una buena idea es tener en papel la lista de actividades, así las tienes presentes y puedes ir verificando los puntos o, si lo deseas, ten un archivo en el celular para consultarlo cuando lo necesites. Con el estrés de la planeación es normal que se nos olviden pendientes o que no recordemos si ya lo hicimos o no. Esta lista nos puede ser útil para mantener la mente fresca.

Los pasos que, a continuación, desglosamos pueden ser útiles para cualquier tipo de evento, es para dar una idea general. Recuerda que además de hacer tu misma la planeación del evento, siempre puedes acudir a expertos organizadores de eventos. Usualmente en los salones para eventos en Puebla ofrecen este servicio.

Tareas por completar dentro de los seis meses anteriores al evento

Lo mejor es comenzar la planeación del evento lo antes posible, como media de tiempo puedes tomar un aproximado de seis meses antes de la fiesta como mínimo. ¿Qué actividades son las primeras que debes hacer?

Una de las primeras acciones es establecer metas y tener los objetivos del evento muy claros. Cuando se tiene claro la meta del evento es más sencillo darse cuenta si ha tenido éxito. Ya sea una boda o un evento empresarial debe enfocarse en la meta. Es importante seleccionar la fecha, pon atención que no se cruce con vacaciones o algún día feriado, ya que si es así es posible que muchos de los asistentes no puedan ir.

También debe poner atención en el local en donde hará el evento, cuáles son los detalles de lo que se permite y lo que no. Ver los requisitos del salón es una de las primeras cosas que debe hacer.

Asimismo, es necesario que hagas una planificación de los detalles del evento, de esta manera te aseguras que no falta nada, que no se pierda nada. Por otra parte, el presupuesto es una de las cosas que debe hacer, el costo del salón, pregunte qué es lo que incluye o qué servicios extra son a los que puede acceder. Considere el precio de la comida, de la bebida, de la decoración. Saber los costos de cada elemento que necesita en el evento lo ayudará a tener un presupuesto exacto y saber si es necesario eliminar alguna cosa o no.

Finalmente, recuerda que puedes acudir a profesionales de la organización de eventos, ellos siguen las necesidades de los clientes. Ayudan a organizar y planear cada detalle, crean presupuestos que se adapten a la situación financiera de los clientes. Se encargan de seleccionar a los proveedores (fotógrafos, floristas, catering, servicios técnicos, iluminación, mobiliario, equipo de sonido y más), hablar con ellos y más. Durante el evento para supervisar las actividades y asegurarse de que los detalles se manejen según lo planeado.

Vayan a San José Actipan, tenemos organizadores de eventos en Puebla para que la fiesta o reunión sea un éxito. 20,000 m2 de jardines arbolados en haciendas con construcciones coloniales engalanan nuestros espacios para su evento. Pueden mandarnos mensaje directo de nuestra página, un WhatsApp al +52 (222) 393 4651 o hablar a los teléfonos (222) 247 3485 y (222) 247 3486 para más información de nuestros servicios y paquetes.

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    Salones de fiestas en Puebla

    Los eventos más importantes necesitan los mejores salones de fiestas en Puebla. Es algo que muchos pasan por alto por lo que sus celebraciones llegan a fracasar. Es por ello importante que escojas con cuidado el sitio donde celebrarás con tus amigos, familiares, compañeros de trabajo o conocidos. Puede ser una labor difícil debido a lo amplio que son las ofertas, sin embargo, encontrarás el salón indicado si consideras algunos criterios.

    ¿Cómo encontrar los mejores salones de fiestas en Puebla?

    Los mejores salones de fiestas en Puebla deben cubrir los siguientes criterios:

    • Excelente ubicación. En algunos eventos los invitados vienen de otros estados del país o municipios lejanos. Por tal motivo, opta por un sitio que sea cercano para todos. También es importante escoger un salón que sea agradable para la vista, si deseas impactar. Los salones en zonas céntricas pueden ser una opción, sin embargo, tienen inconvenientes como el tráfico, la inseguridad, el ruido, la contaminación y el bullicio. Es por ello por lo que muchos optan por sitios más alejados y cercanos a la naturaleza. Lo ideal es encontrar una zona que se encuentre en las afueras del centro, pero no demasiado lejos.
    • Una vez encontrada la mejor ubicación, determina el número de invitados. Si tienes pensado hacer un evento grande apuesta por un sitio en las afueras de la ciudad. Los salones en las zonas céntricas tienen espacio limitado. Las haciendas con jardines, en cambio, son perfectas para albergar a centenares de personas. Hay algunas que incluso tienen capacidad para más de 1,000 asistentes.

    Además de la amplitud en el espacio, debes verificar si el salón de tu elección cuenta con estacionamiento para centenares de autos y mobiliarios suficientes. Lo mismo aplica para otros objetos y servicios como vajillas, cubiertas, banquete, coctelería, etcétera.

    salones de fiestas en Puebla

     

    • Servicios incluidos y adicionales. Es importante que consideres los servicios que requerirás. Los salones convencionales ofrecen diversos, sin embargo, hay algunos que debes buscar por cuenta propia como equipo de sonido, artistas, juegos e incluso bebidas. Los mejores salones de fiestas en Puebla, en cambio integran muchos en sus servicios básicos. De esta manera ahorran tiempo y facilitan las cosas para los anfitriones.

    Los salones que ofrecen servicios adicionales son la mejor opción pues buscan satisfacer al máximo a sus clientes. Algunos que comúnmente se ofrecen son transporte, mesas especiales, pirotecnia, inflables, menús de buen aspecto y decoraciones.

    • Diversas áreas. Los mejores salones ofrecen múltiples áreas para que los asistentes se sientan cómodos. Los convencionales suelen ser homogéneos y lo único que varía en ellos es la decoración. También cuentan con una estructura sencilla y un único sitio. Opta por la variedad para que los asistentes no se sientan confinados o aburridos.

    Una opción convincente son las haciendas, que además de salones suntuosos y elegantes cuentan con áreas como jardines, patios amplios, senderos, zonas de juego, etcétera.

    • La apariencia siempre da de qué hablar y lo mismo aplica para los salones. Las firmas que se comprometen con sus clientes dan mantenimiento constante a sus instalaciones y optan por estructuras y acabados admirables para la vista. Si buscas impactar visualmente a tus asistentes elije haciendas. Sus jardines son comúnmente diseñados por paisajistas y suelen combinar elementos antiguos con vanguardistas. Esto otorga a cualquier evento sofisticación, buen ambiente y elegancia.
    • Personalización. Los salones que no buscan satisfacer en los detalles a sus clientes ofrecen menús estándar de decoración. Esto en lugar de añadir originalidad puede entrar en conflicto con la visión o el sueño de los anfitriones. Además, limita la creatividad. Si deseas concretar tu idea, opten por una firma con servicios personalizados. Debe abarcar no solo la decoración, también el resto de los servicios como banquete, bebidas, música, arreglos, entre otros.
    • Disponibilidad y comunicación. Escoge al salón que se mantenga en constante comunicación. De esta manera pueden cubrirse los detalles y evitar inconvenientes durante el evento. La atención debe ser profesional y cordial y los responsables deben estar disponibles siempre que lo requieras.

    ¡Encuentra en Hacienda San José Actipan los mejores salones de eventos!

    Si buscas los mejores salones de fiestas en Puebla opta por Hacienda San José Actipan. Nuestros servicios pueden cubrir cualquier evento, desde familiares, bodas, graduaciones hasta reuniones empresariales. Nuestra hacienda se encuentra a pocos minutos de la ciudad de Puebla, por lo que no tendrás dificultades ni tus invitados de encontrarla. Para ser precisos, estamos en uno de los pueblos mágicos más visitados del país: Cholula, rodeada de arquitecturas coloniales y sitios arqueológicos. Contamos con el espacio suficiente para cubrir eventos desde 70 a 2,000 personas.

    Nuestras instalaciones combinan diseños tradicionales con modernos, sin omitir los jardines internos y externos. También con un estacionamiento con capacidad de 380 autos y servicio de valet parking para agilizar el acceso y salida de los asistentes. Disponemos de cuatro áreas que podrás utilizar según tu conveniencia:

    • Patio la Troje. Combina los muros coloniales con cubiertas de cristal panorámico para garantizar la comodidad y visibilidad. Cuenta con jardines interiores, y puede albergar de 70 a 300 invitados. Está rodeado de paredones y cortinas automáticas si deseas privacidad.
    • Los Arcos y Buganvilia. Es perfecto para caminar al aire libre o para ofrecer cocteles de bienvenida. Es una obra de paisajismo que sin duda te deleitará.
    • Salón la Raya. Es perfecto para reuniones menores como bodas civiles o reuniones empresariales. Están completamente acondicionadas y equipadas para tu confort.
    • Velaria Panorámica. Es el área de mayor extensión. Puede albergar hasta 1,000 invitados e incluso ampliarse hasta 2,000. Cuenta con una excelente vista panorámica de 360° y una excelente vista hacia el cielo.

    Contamos con Motor Lobby con cubierta de cristal para que puedas apreciar las obras de paisajismo dentro de la hacienda. Ofrecemos banquetes y menús de tres, cuatro y cinco tiempos. Podemos personalizar nuestro menú o brindarles platillos nacionales e internacionales. También ofrecemos barra libre y coctelería. Si gustas podemos incluir servicios adicionales como inflables y juegos infantiles, fiestas temáticas, video y fotografía, transportes de lujo, decoraciones y pirotecnia, entre otros.

    Tenemos el mobiliario suficiente para cubrir grandes eventos, además de calentadores, ventiladores, back de novios, loza, salas lounge y pista de baile. Podemos facilitarte equipos de sonido y contratar por ti al Dj, cantantes y orquestas del género musical que te agrade. Para contactar al personal de Hacienda San José Actipan marca al (222) 247 3485 o llena el formulario en la sección de contacto.